海外では書類の紛失・盗難のリスクが高まるため、重要書類のバックアップは渡航準備の必須項目です。パスポート、ビザのグラント通知、海外旅行保険の証券、航空券、各種証明書（英文の卒業証明・資格・運転免許・処方箋など）は、原本を安全に管理しつつ、コピーとデジタルデータの両方を用意しておきます。
バックアップの基本は『分散』です。①原本はパスポートケースなど安全な場所に、②紙のコピーは原本と別の場所（スーツケースと手荷物など）に分けて携帯、③デジタルデータはクラウドストレージや自分宛てメールに保存、④信頼できる家族にもコピーを共有、という多重化で、どれか一つを失っても再発行や証明ができるようにします。
デジタル保管では、①パスポート・ビザ・保険証券・航空券などをスキャン/撮影してクラウドに保存、②パスワード管理アプリで各種アカウント情報を安全に管理、③重要な連絡先（大使館、保険会社の緊急連絡先、家族）をオフラインでも見られるよう控える、のがポイントです。クラウドは二段階認証を設定し、公共Wi-Fiでの取り扱いに注意します。
実務的には、①持っていく重要書類をリスト化、②原本・紙コピー・デジタルの3系統を用意、③クラウド/メールに保存し二段階認証を設定、④家族と共有、⑤緊急連絡先をオフラインでも参照可能に、という流れです。パスポートを紛失した際は在外公館（大使館・総領事館）での手続きが必要になるため、コピーとパスポート番号の控えがあると再発行がスムーズです。
書類の必要性や再発行手続きは状況によって異なります。パスポート紛失時の対応などは、渡航先を管轄する在外公館の案内で最新情報を確認してください。この記事は一般的な備えの目安です。